APLIKASI ADMINISTRASI PENJUALAN

Dunia bisnis sangat identik dengan kegiatan penjualan. Karena transaksi penjualan sangat berperan penting untuk menghasilkan pendapatan. Demi sebuah kelancaran dan memperoleh hasil yang maksimal, dalam sebuah bisnis dibutuhkan sistem aplikasi administrasi penjualan. Apalagi bisnis yang berskala menengah sampai berpredikat bisnis besar yang pada umumnya berbentuk suatu perusahaan, sangat dibutuhkan sistem aplikasi administrasi penjualan yang detail, sistematis, efisien dan tentunya mengikuti prosedur administrasi dan akuntansi yang berlaku. Dengan demikian pihak-pihak yang terkait dalam bisnis tersebut dapat mengontrol dan menganalisa hasil penjualan dalam satu periode tertentu, berdasarkan berkas dan laporan yang telah dihasilkan dari sistem administrasi yang telah dijalankan. Hasil laporan dari sistem aplikasi yang bagus, dapat digunakan oleh para pihak yang berkepentingan dalam bisnis sebagai evaluasi dari hasil usaha, kelancaran dalam transaksi, pengambilan keputusan dan lain-lain.

Betapa pentingnya sistem aplikasi administrasi penjualan, kali ini penulis akan membagikan siklus sistem aplikasi administrasi penjualan, dengan tujuan agar bermanfaat bagi pembaca yang sedang membutuhkan refrensi mengenai praktek administrasi penjualan, serta memberikan wawasan bagi pembaca yang belum mengetahui bagaimana sistem aplikasi administrasi penjualan, yang sangat dibutuhkan dalam dunia kerja dan dunia usaha.

Siklus Aplikasi Administrasi Penjualan





Pembahasan Aplikasi

1.      Aplikasi Penawaran Penjualan / Sales Quotation

Merupakan aplikasi / formulir / surat untuk memberikan penawaran kepada customer mengenai barang atau jasa yang akan dijual. Pada umumnya aplikasi penawaran penjualan ini memuat informasi tentang nama barang, satuan barang, harga barang, dan lain-lain, dimana informasi tersebut sangat dibutuhkan oleh customer sebelum memesan atau membeli barang / jasa yang kita jual.

Contoh formulir Penawaran Penjualan / Sales Quotation

Deskripsi mengenai formulir Penawaran Penjualan / Sales Quotation :

a.       Logo, dan Identitas Perusahaan

Pada hampir semua formulir atau berkas transaksi administrasi, pada bagian atas formulir dicantumkan logo, dan identitas perusahaan meliputi nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon / fax, atau alamat email, dengan maksud memberi penjelasan siapa atau perusahaan mana yang membuat berkas tersebut. Selain itu identitas perusahaan yang dicantumkan juga dapat berguna bagi customer untuk menghubungi / menindaklanjuti kepada perusahaan tersebut.

b.      Quote Date : diisi tanggal penawaran penjualan tersebut dibuat

c.       Quote Number : diisi nomor bukti aplikasi, karena pada dasarnya setiap bukti transaksi / surat / aplikasi sebaiknya diberikan nomor urut dengan tujuan untuk mempermudah ketika identifikasi dan pencarian berkas. Penomoran berkas bervariasi sesuai system yang ditetapkan pada perusahaan masing-masing.

 Sebagai contoh penomoran berkas dapat diformat seperti ini : SQ-1603001

 SQ adalah singkatan dari judul aplikasi yaitu Sales Quotation

Angka 16 merupakan 2 angka belakang tahun berkas tersebut dibuat

Angka 03 merupakan 2 angka yang melambangkan bulan dimana berkas tersebut dibuat

Angka 001 adalah 3 angka nomor urut untuk setiap berkas yang dibuat

Sistem penomoran seperti ini, nomor urut akan kembali lagi ke 001 jika sudah berganti bulan. Contohnya nomor berkas terakhir pada akhir bulan adalah SQ-1603045, maka penomoran untuk awal bulan berikutnya adalah SQ-1604001.

Format penomoran tersebut dapat diaplikasikan di berbagai berkas lainya, sesuai kebutuhan.

d.      Order by : diisi nama customer yang akan diberikan penawaran

e.       Quote to : diisi tujuan penerima penawaran, contohnya seperti manager pembelian dll

f.       Kolom item : diisi kode barang yang ditawarkan

g.      Kolom item description : diisi nama barang / jasa yang ditawarkan

h.      Kolom unit price : diisi harga satuan dari barang yang ditawarkan

i.        Kolom Qty : diisi jumlah barang yang ditawarkan untuk bisa dipesan atau dibeli

j.        Kolom Disc : diisi presentase discon jika Anda memberikan potongan harga per barang yang ditawarkan

k.      Kolom Tax : diisi kode yang menyatakan harga barang tersebut termasuk barang kena pajak atau tidak. Misalkan berikan kode T ( Tax ) yang berarti barang tersebut termasuk barang kena pajak dan NT ( Non Tax ) yang berarti barang tersebut barang tidak kena pajak.

l.        Kolom Amount : diisi jumlah biaya dari hasil perkalian jumlah barang dengan harga satuan yang ditawarkan pada kolom sebelumnya.

m.    Sub Total : diisi jumlah keseluruhan dari kolom Amount / biaya per baris atau jenis barang

n.      Discount : diisi jika anda memberikan discount secara keseluruhan per berkas penawaran di luar dari discount per barangnya.

o.      PPN : diisi jumlah PPN dari jumlah keseluruhan penawaran, jika barang yang Anda tawarkan semuanya adalah barang kena pajak

p.      Freight : diisi jumlah biaya tambahan seperti ongkos kirim dan lain sebagainya

q.      Total Invoice : diisi akumulasi dari sub total – discount + PPN + Freight

r.        Say : diisi terbilang dari angka total invoice

s.       Description : diisi keterangan tambahan yang dibutuhkan

t.        Prepared By : Tanda tangan pembuat formulir penawaran, dan isi date / tanggal ditandatanganinya berkas tersebut

u.      Approved By : Tanda tangan pihak yang menyetujui formulir penawaran tersebut, da nisi date/ tanggal ditandatanganinya berkas tersebut, contohnya seperti manager penjualan.

     2. Aplikasi Pesanan Penjualan / Sales Order

Merupakan aplikasi / formulir yang dibuat untuk memuat pesanan dari customer mengenai barang / jasa yang dipesan.  Customer memsan barang pada umumnya ada yang menggunakan berkas secara resmi yaitu Purchase Order / Pesanan Pembelian da n ada customer yang tidak menggunakan Purchase Order melainkan langsung memesan secara verbal via telepon atau datang langsung. Berdasarkan Purchase Order / pesanan secara verbal itu maka kita buatlah aplikasi Pesanan Penjualan / Sales Order.

Contoh Formulir Pesanan Penualan / Sales Order :

Deskripsi mengenai aplikasi / formulir Pesanan Penjualan :

a.       SO Date                            : Diisi tanggal dibuatnya Sales Order / Pesanan Penjualan

b.      SO Number                      : Diisi nomor urut dengan format yang telah ditetapkan

c.       Terms                                : Diisi jatuh tempo rencana pembayaran , contohnya diisi C.O.D jika penjualan secara cash, dan diisi Kredit 7hari, 14hari, dan seterusnya jika penjualan dengan system kredit.

d.      Ship Date                          : Diisi tanggal pengiriman barang yang dipesan

e.       Ship Via                            : Diisi keterangan pengiriman barang menggunakan apa, contohnya diantar, nama expedisi jika dikirim melalui expedisi, dan lain-lain.

f.       Salesman                           : Diisi nama penjual, yang menangani penjualan tersebut.

g.      PO.No                               : Diisi nomor berkas Purchase Order dari customer jika ada

h.      Order By                           : Diisi nama customer yang memesan barang / jasa tersebut

i.        Ship To                              : Diisi alamat barang yang dipesan dikirim

j.        Kolom Item                       : Diisi kode barang yang dipesan

k.      Kolom item description    : Diisi nama barang / jasa yang dipesan

l.        Kolom Qty                        : Diisi jumlah barang yang dipesan

m.    Kolom Unit Price              : Diisi harga satuan barang yang dipesan. Jika sebelumnya telah memberikan aplikasi penawaran dan harga dalam penawaran tersebut masih berlaku, maka harga satuan dalam sales order ini harus sama dengan yang ditulis di penawaranya

n.      Kolom Disc                       : Diisi presentase discon jika Anda memberikan potongan harga per barang yang dipesan

o.      Kolom Tax                        : Diisi kode yang menyatakan harga barang tersebut termasuk barang kena pajak atau tidak. Misalkan berikan kode T ( Tax ) yang berarti barang tersebut termasuk barang kena pajak dan NT ( Non Tax ) yang berarti barang tersebut barang tidak kena pajak.

p.      Kolom Amount                 : Diisi jumlah biaya dari hasil perkalian jumlah barang dengan harga satuan yang ditawarkan pada kolom sebelumnya.

q.      Sub Total                           : Diisi jumlah keseluruhan dari kolom Amount / biaya per baris atau jenis barang

r.        Discount                            : Diisi jika anda memberikan discount secara keseluruhan per berkas pesanan di luar dari discount per barangnya.

s.       PPN                                   : Diisi jumlah PPN dari jumlah keseluruhan penawaran, jika barang yang Anda tawarkan semuanya adalah barang kena pajak

t.        Estimated Freight                         : Diisi jumlah biaya tambahan seperti ongkos kirim dan lain sebagainya

u.      Total Order                       : Diisi jumlah yang harus dibayar sesuai dengan barang yang dipesan. Jumlah tersebut didapat dari hasil sub total – discount + PPN + Estimated Freight

v.      Say                                    : Diisi terbilang dari angka total order

w.    Description                        : Diisi keterangan tambahan yang dibutuhkan

x.      Prepared By                      : Tanda tangan pembuat formulir penawaran, dan isi date / tanggal ditandatanganinya berkas tersebut

y.      Approved By                    : Tanda tangan pihak yang menyetujui formulir penawaran tersebut, dan isi date/ tanggal ditandatanganinya berkas tersebut, contohnya seperti manager penjualan.

    3. Aplikasi Pengiriman Pesanan / Delivery Order

Aplikasi ini berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada customer(pembeli)  atau penerima yang ditentukan oleh pembeli dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah milik Customer sehingga barang dengan quantity, spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya diterima oleh customer.

 Contoh formulir Pengiriman Pesanan / Delivery Order :

Deskripsi mengenai aplikasi / formulir Delivery Order :

a.       Delivery Date                    : Diisi tanggal dibuatnya berkas dan barang akan dikirim

b.      Delivery No                      : Diisi nomor urut dengan format yang telah ditentukan

c.       Ship Via                            : Diisi keterangan bagaimana barang tersebut dikirim

d.      PO No                               : Diisi nomor Purchase Order customer jika ada

e.       Bill To                               : Diisi nama customer dan alamat  yang bertanggung jawab atas pesanan barang

f.       Ship To                              : Diisi nama penerima serta alamat pengiriman barang

g.      Kolom Item                       : Diisi kode barang yang akan dikirim

h.      Kolom Item Description   : Diisi nama barang yang akan dikirim

i.        Kolom Qty                        : Diisi jumlah barang yang akan dikirim, dan jangan lupa mencantumkan satuan barang

j.        Kolom Serial Number       : Diisi nomor seri barang jika barang tersebut memiliki Serial Number

k.      Description                        : Diisi keterangan tambahan jika membutuhkan

l.        Prepared By                      : Tanda Tangan pembuat berkas

m.    Approved By                    : Tanda Tangan orang yang menyetujui berkas tersebut dibuat

n.      Shipped By                       : Tanda Tangan pengirim barang dan berkas ke customer

o.      Received By                     : Tanda Tangan penerima barang

4.   Aplikasi Faktur Penjualan / Sales Invoice

Aplikasi ini merupakan bukti tagihan atau bukti transaksi yang ditujukan kepada customer atas pembelian suatu barang / jasa. Berkas ini pada umumnya dikirim bersamaan dengan atau setelah pengiriman barang / jasa.

Contoh formulir Faktur Penjualan / Sales Invoice :

            Deskripsi Aplikasi / Formulir Faktur Penjualan / Sales Invoice :

a.       Invoice Date                                 : Diisi tanggal berkas dibuat

b.      Invoice No                                   : Diisi nomor urut dengan format yang telah ditentukan

c.       Terms                                            : Diisi jatuh tempo rencana pembayaran , contohnya diisi C.O.D jika penjualan secara cash, dan diisi Kredit 7hari, 14hari, dan seterusnya jika penjualan dengan system kredit.

d.      Ship Date                                      : Diisi tanggal barang / jasa dikirim

e.       Ship Via                                        : Diisi keterangan bagaimana barang tersebut dikirim

f.       Currency                                       : Diisi nama mata uang yang dipakai dalam transaksi

g.      PO. No                                          : Diisi nomor Purchase Order customer jika ada

h.      Kolom Item                                   : Diisi kode barang yang dijual

i.        Kolom item description                : Diisi nama barang / jasa yang dijual

j.        Kolom Qty                                    : Diisi jumlah barang yang dijual

k.      Kolom Unit Price                          : Diisi harga satuan barang yang dijual.

l.        Kolom Disc                                   : Diisi presentase discon jika Anda memberikan potongan harga per barang yang dijual

m.    Kolom Tax                                    : Diisi kode yang menyatakan harga barang tersebut termasuk barang kena pajak atau tidak. Misalkan berikan kode T ( Tax ) yang berarti barang tersebut termasuk barang kena pajak dan NT ( Non Tax ) yang berarti barang tersebut barang tidak kena pajak.

n.      Kolom Amount                             : Diisi jumlah biaya dari hasil perkalian jumlah barang dengan harga satuan yang jual  pada kolom sebelumnya.

o.   Kolom Serial Number                   : Diisi nomor seri barang jika barang tersebut memiliki Serial Number

p.   Sub Total                                      : Diisi jumlah keseluruhan dari kolom Amount / biaya per baris atau jenis barang

q. Discount                                        : Diisi jika anda memberikan discount secara keseluruhan per berkas invoice  di luar dari discount per barangnya.

r.      PPN                                               : Diisi jumlah PPN dari jumlah keseluruhan invoice, jika barang yang Anda tawarkan semuanya adalah barang kena pajak

s.       Estimated Freight                         : Diisi jumlah biaya tambahan seperti ongkos kirim dan lain sebagainya

t.     Total Invoice                     : Diisi jumlah yang harus dibayar sesuai dengan barang yang dipesan. Jumlah tersebut didapat dari hasil sub total – discount + PPN + Estimated Freight

u.        Say                                    : Diisi terbilang dari angka total invoice

v.       Description                        : Diisi keterangan tambahan yang dibutuhkan

w.  Prepared By                      : Tanda Tangan pembuat berkas

x.         Approved By                    : Tanda Tangan orang yang menyetujui berkas tersebut dibuat

y.        Shipped By                       : Tanda Tangan pengirim berkas ke customer

z.        Received By                     : Tanda Tangan penerima invoice

5.   Aplikasi Retur Penjualan / Sales Return

Aplikasi ini diterbitkan apabila terjadi  pengembalian barang dari customer  karena hal tertentu, mungkin karena rusak dalam perjalanan atau pengiriman barang yang tidak memenuhi spesifikasi yang diinginkan customer dll.

                           Contoh Formulir Retur Penjualan / Sales Return :

           Deskripsi Formulir Retur Penjualan / Sales Return :

a.       Date                                  : Diisi tanggal dibuatnya berkas

b.      SR. No.                             : Diisi nomor urut berkas dengan format yang telah ditentukan

c.       Sales Inv. No                    : Diisi nomor Sales Invoice dari barang yang diretur tersebut

d.      Cust is Taxable                  : Diisi Ya , jika customer adalah customer kena pajak dan diisi Tidak , jika customer adalah bukan customer kena pajak

e.       Inclusive Tax                     : Diisi Ya, jika harga barang sudah termasuk pajak. Dan diisi Tidak jika harga barang belum termasuk pajak.

f.       Rate                                   : Diisi nilai tukar mata uang yang berlaku

g.      Customer                           : Diisi nama customer yang meretur barang tersebut

h.      Kolom item                       : Diisi kode barang yang diretur

i.        Kolom item description    : Diisi nama barang yang diretur

j.        Kolom Qty                        : Diisi jumlah barang yang diretur

k.      Unit Price                          : Diisi harga satuan barang yang diretur

l.        Kolom Disc                       : Diisi presentase discount barang yang diretur jika barang tersebut diberikan discount

m.    Kolom Tax                        : Diisi T, jika barang tersebut merupakan barang kena pajak dan diisi NT jika barang tersebut tidak kena pajak

n.      Kolom Amount                 : Diisi jumlah biaya dari hasil perkalian jumlah barang dengan harga satuan yang jual  pada kolom sebelumnya

o.      Kolom Serial Number       : Diisi nomor seri barang jika barang tersebut memiliki Serial Number

p.      Sub total                            : Diisi jumlah keseluruhan dari kolom Amount / biaya per baris atau jenis barang

q.      Discount                            : Diisi jika anda memberikan discount secara keseluruhan per berkas invoice  di luar dari discount per barangnya.

r.        PPN                                   : Diisi jumlah PPN dari jumlah keseluruhan invoice, jika barang yang Anda tawarkan semuanya adalah barang kena pajak

s.       Total Return                      : Diisi jumlah yang harus dibayar sesuai dengan barang yang dipesan. Jumlah tersebut didapat dari hasil sub total – discount + PPN

t.        Say                                    : Diisi terbilang dari total return

u.      Description                        : Diisi keterangan tambahan jika dibutuhkan

v.      Prepared By                      : Tanda Tangan pembuat berkas

w.    Approved By                    : Tanda Tangan orang yang menyetujui berkas tersebut dibuat

x.      Shipped By                       : Tanda Tangan pengirim berkas dan barang

y.      Received By                     : Tanda Tangan penerima barang yang diretur

6. Aplikasi Penerimaan Penjualan / Cust. Receipt

Aplikasi ini berguna untuk mencatat transaksi penerimaan pembayaran piutang pelanggan ke perusahaan yang timbul dari tansaksi Sales Invoice dan Sales Order.

            Contoh formulir Penerimaan Penjualan / Cust. Receipt :

            Deskripsi formulir Penerimaan Penjualan / Customer Receipt :

a.       Received From                  : Diisi nama customer yang melunasi / membayar hutangnya

b.      Payment Date                   :  Diisi tanggal dibuatnya berkas / tanggal customer membayar

c.       Form No.                           : Diisi nomor urut berkas dengan format yang sudah ditentukan

d.      Cheque Date                     : Diisi tanggal diterimanya dana ke rekening perusahaan

e.       Cheque No.                       : Diisi nomor cek yang diterima jika customer ada yang membayar menggunakan cheque atau Bilyet Giro

f.       Bank                                  : Diisi nama bank dimana pembayaran diterima

g.      Cheque Amount                : Diisi jumlah uang yang diterima di rekening bank perusahaan

h.      Curency                      : Diisi jenis mata uang yang dipakai dalam transaksi penerimaan penjualan

i.        Rate                                   : Diisi nilai tukar mata uang sesuai dengan kurs yang berlaku

j.        Kolom Invoice No.           : Diisi nomor Sales Invoice yang akan dibayar

k.      Kolom Date                      : Diisi tanggal invoice tersebut diterbitkan

l.        Kolom Amount                 : Diisi jumlah invoice tersebut

m.    Kolom Owing                   : Diisi sisa piutang customer yaitu total invoice – jumlah pembayaran

n.      KolomPayment Amount : Diisi jumlah pembayaran customer sesuai uang yang diterima di rekening bank

o.      Kolom Total Disc.           : Diisi nilai discount jika perusahaan memberikan discount pembayaran kepada customer

p.      Total Owing                      : Diisi jumlah sisa piutang setelah terjadi pembayaran

q.      Total Disc.                         : Diisi jumlah discount yang diberikan

r.        Total Payment                   : Diisi jumlah pembayaran yang diterima dari customer

s.       Overpay                            : Diisi jumlah lebih bayar jika terjadi selisih jumlah invoice lebih kecil dari pada jumlah pembayaran yang diterima

t.        Say                                    : Diisi terbilang dari total amount

u.      Prepared By                      : Tanda Tangan pembuat berkas

v.      Reviewed By                    : Tanda Tangan orang yang memastikan / control pembayaran telah diterima dan sesuai dengan invoice yang diterbitkan

w.    Paid By                             : Tanda Tangan customer yang melakukan pembayaran

x.      Received By                     : Tanda Tangan penerima pembayaran

y.      Memo                                : Diisi keterangan tambahan jika dibutuhkan